Spring Cleaning File Oasis

 

Masa General Assembly RRM bulan Mac lepas, majoriti dah setuju untuk pindah ke satu tempat di Ara Damansara tapi rezeki lah dapat unit depan office Oasis. Kalau HQ dengan department lain sibuk nak berpindah ke mari, department corporate pun sibuk juga kemas office untuk layout firm yang baru dan make space untuk department lain masuk. 

Memandangkan usaha kitorang tak dapat pengiktirafan atau penghargaan depan semua, simpan sini je sebagai kenangan kitorang. Nanti bila teringat balik, baca je lah balik apa yang berubah dekat corporate department ni. 

Corporate department tak ramai pun, jadi kerja tu memang nampak lambat lah nak bergerak. Nak masuk weekend pun dah tak larat sebab weekdays memang lenjan kerja. Makanya kitorang curi masa buat sikit-sikit sementara boss kecik ada dekat office. Sebab dia yang kena tengok sama ada file tu boleh tutup ataupun keep in view. 

Sepatutnya nak kemas tahun 2020 tapi pandemik jadi banyak corporate files terperam dalam almari utama. Kitorang check dalam 1000 file lepastu rearrange balik supaya ada space untuk file yang baru. Mana yang dah boleh dispose, simpan dalam satu kotak untuk hantar recycle. Yang KIV masuk dalam satu kotak untuk check dengan client nak proceed tutup atau ada pending matters lagi. Yang dah tutup, simpan dalam satu kotak, update list Close File untuk dihantar ke stor. Nampak senang tapi kalau buat seorang memang menangis. 

Bila dah buat spring cleaning baru nampak dekat dalam almari ni ada file yang dah ditutup dah pun tapi simpan dekat sini. Lepastu banyak je file yang dah KIV untuk tempoh sekian sekian tapi tak proceed untuk tutup. Tu belum sembang file yang dibuka tapi isi dalam kosong je. File dekat corporate department kebanyakannya nipis je sebab mostly open file untuk buat agreement, settle je signing terus simpan sampai lah habis tempoh masa material yang disebut dalam perjanjian tu. Macam tenancy agreement tempoh menyewa 2 tahun jadi kita simpan agreement client selama 2 tahun tu lepastu dah boleh proceed untuk close file. 

Since corporate department banyak uruskan file Tokti jadi banyak lah agreement untuk konsert, endorsement agreement atau business product dia. Masa spring cleaning ni macam walk down memory lane lah sebab ada konsert Radja, konsert Tokti dengan Faizal Tahir, agreement dengan pelakon yang pernah bercinta dulu lepastu sekarang masing-masing dah kahwin dengan partner masing-masing dah. Nak sembang dia punya lah lama file yang ada kat almari ni. 

Lega bila dapat buat spring cleaning sebab nampak ada ruang banyak lah untuk file yang baru. Bila mengemas ni nampak lah yang sebenarnya tak lah banyak mana pun active file. Boleh fokus untuk jaga file yang tengah bergerak sekarang. Dulu masa masuk Oasis ni, susunan file memanjang dari almari A ke almari B so susah lah nak tengok sebab nak kena tolak pintu tu ke kiri lepastu tolak ke kanan lepastu tolak kiri balik. Repeat lah sampai jumpa file. Kacau jugak lah orang yang tengah buat kerja dekat tengah tu. So I rearrange file dari number 1500 sampai 2000 letak dekat Pintu A, yang latest dekat Pintu B. Kalau cari file baru bukak pintu B je. Jimat masa dan tenaga dekat situ. 

Walaupun dah settle dekat bahagian almari utama ni, ada banyak lagi file yang nakkena kemas sebab file Company Secretary pun banyak nak kena check. File conveyancing pun nak dibelek juga. Nanti file litigation dah datang kena check dan rearrange yang tu pula. Setinggi ucapan terima kasih kepada Ain, Syaz, Ayuni, Sheera dengan Husna yang sama-sama curi masa dan siapkan projek spring cleaning ni. Of course terima kasih dekat En. Fendy jugak sebab kalau dia tak check file, berkerak lah file dekat dalam almari ni tak berusik.