Showing posts with label CoSec. Show all posts
Showing posts with label CoSec. Show all posts

Uruskan Hal Tertunggak Sebelum Raya

Wednesday 26 April 2023

Last time pergi SSM Menara Sentral di KL Sentral masa tahun 2020, tengah pandemik lagi masa tu. 2 tahun kemudian baru jejak kaki lagi dekat sini. Kali ni nak bayar kompaun syarikat klien pula. Disebabkan urusan ni melibatkan jumlah duit yang besar jadi tak berani nak minta tolong orang lain. 

At first macam nak drive je tapi bila terfikir jam dekat kawasan tu lepastu susah nak cari parking, terus decide naik MRT. Kalau naik MRT dekat Kwasa Sentral tu senang, ambil bas depan rumah turun dekat MRT Kwasa Sentral, drop off dekat stesen MRT Muzium Negara lepastu berjalan sampai ke KL Sentral. Dari tangga MRT tu belok kanan lepastu straight je sampai dekat KLIA Express transit kemudian keluar dari bangunan KL Sentral lepastu jumpa jalan besar. Dekat situ melintas je pergi ke bangunan SSM. Hujan pun tak ada masalah sebab semua laluan berbumbung. 

Dah sampai ke kaunter, bagitahu nak ke Tingkat 17 untuk bayar kompaun tapi disebabkan tak ada notis kompaun, kena turun balik ke kaunter bawah untuk ambil pas pelawat, naik ke Menara B Tingkat 26. Sampai dekat  Bahagian Pematuhan Korporat, ambil borang untuk isi sebagai wakil syarikat kemudian letak dalam tray dekat kaunter tu. 


Disebabkan first time pergi  Bahagian Pematuhan Korporat ni, blur jugak lah nak ambil nombor giliran dekat mana. Tanya orang yang tunggu giliran dekat situ, dia bagitahu isi je borang lepastu nanti pegawai SSM akan panggil. 

Dekat meja isi borang tu SSM dah advise supaya isi borang dengan lengkap, nama, nombor telefon dan alamat emel supaya senang pihak SSM boleh hubungi nanti. Tulisan pun tak boleh cincai supaya pegawai SSM boleh baca. 


Tak lama pun tunggu nama dipanggil sebab tak ramai orang satu hal, kaunter ni untuk cetak notis kompaun dan check berapa tawaran kompaun yang boleh syarikat tu dapat. Kalau sebelum ni SSM bagi pengurangan sebanyak 85% tapi start tahun ni SSM bagi sampai 90% untuk yang dah buat serahsimpan. 

Syarikat klien ni lambat buat serahsimpan dari tarikh ulangtahun penubuhan syarikat jadi terpaksa lah bayar penali RM500 lepas dah dapat diskaun 90% yang SSM bagi tu. Tak sampai 10 minit pun untuk settle semua ursan dekat kaunter ni. Yang jadi lama tu sebab sistem nak cari maklumat syarikat. Renyah dekat kaunter bila ada penghadang besar. Bila bercakap pun tak jelas, kita tak dengar sangat pegawai SSM sembang apa, pegawai tu pun tak dengar sangat kita tanya apa T.T


Selesai urusan dekat Tingkat 26, turun balik ke kaunter pendaftaran untuk pulangkan pas dan ambil IC. Lepastu naik ke Tingkat 17 dekat Menara A untuk bayar kompaun. Lepas ambil nombor giliran terus kena panggil untuk buat bayaran sebab tak ada orang pun. Dah ramai dah balik kampung untuk beraya, hari Khamis kemudiannya I datang pun sunyi sepi. Kalau lepas raya confirm sesak dengan orang, sebab tu nak settlekan cepat sementara tak ada orang ni. Pegawai SSM pun tak bad mood nak layan kita yang noob penuh dengan pertanyaan ni. 


Selesai urusan bayar kompaun syarikat klien, pergi pula ke Kaunter 23 sebab ada masalah dengan sistem MyCoID. Dari tahun lepas berurusan melalui email je, haritu pergi terus dekat kaunter untuk tanya sendiri pegawai/technician dia. Dapat lah jawapan tapi tak boleh nak settle lagi. Terpaksa lah pergi lepas raya ni sebab dah berbulan dah pending. 

Hari Khamis sebelum cuti raya pun terpaksa jejak kaki dekat SSM untuk bayar kompaun syarikat juga. Lagi satu hal sebab nak minta tunjuk ajar dari SSM berkenaan pengarah syarikat. 5 minit je dah dapat jawapan. Padahal masa on call sebelum ni lama gila tunggu tapi tak dapat jawapan T.T

Managing partner I selalu pesan, kalau by call tak dapat jawapan, pergi terus dekat pejabat dia. Kalau tunggu dia reply email, angkat call memang makan bulan lah jawabnya. Tapi tu lah, penat lah nak pergi selalu. Kerja kat office banyak tak siap lagi :(

Perbezaan Antara Setiausaha Dan Setiausaha Syarikat

Monday 10 April 2023

Kalau tak kerja dekat firma peguam, tak tahu pun kewujudan Setiausaha Syarikat. Selama ni tahu tentang setiausaha pejabat ataupun pembantu peribadi (PA) yang selalu tolong bos besar dalam syarikat tersebut. Kalau sembang dengan orang kebanyakan pun, ramai yang assume PA bila sebut kerja sebagai Company Secretary. Sebab tu kalau pergi mana-mana I jawab Co-Sec je then explain in details. 

Jadi apa tugas Setiausaha Syarikat

1. Memastikan syarikat membuat serahsimpan kesemua maklumat dan dokumen penting seperti urusan perlantikan pengarah syarikat, pemegang saham, laporan tahunan, penyata kewangan dan lain-lain kepada Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM). 

2. Membuat rekod minit mesyuarat sama ada Annual General Meeting atau Extra-Ordinary General Meeting. 

3. Menasihati ahli lembaga pengarah berkenaan pematuhan terhadap Akta Syarikat 2016.

4. Menjaga sijil saham, buku daftar pemegang saham, cop syarikat dan cap mohor (common seal) syarikat. 

Setiausaha Syarikat wajib dilantik dalam masa 30 hari selepas penubuhan sesuatu syarikat dan perlantikan tersebut hendaklah dibuat dalam bentuk penulisan melalui surat lantikan rasmi dan juga resolusi. 

Sementara setiausaha atau pembantu peribadi adalah terpulang kepada pengarah sama ada perlu melantik seseorang yang mahir dalam urusan pejabat untuk membantu dalam tugasan seharian di pejabat. Antara tugas setiausaha pejabat ialah:

1. Membuat rekod urusan surat-menyurat sama ada surat masuk atau surat yang perlu dihantar keluar. 

2. Memastikan semua dokumen peribadi dan dokumen penting disimpan secara teratur.  

3. Menetapkan temujanji atau jadual mesyuarat bersama klien atau pihak lain.

4. Menjawab panggilan telefon.

5. Membuat tempahan bilik atau ruang mesyuarat sekiranya bos berjumpa klien di luar syarikat. Membuat tiket penginapan, pengangkutan dan makanan untuk tugasan luar. 

6. Menguruskan tuntutan perjalanan (travelling claim), bil utiliti dan barang keperluan. 

Nampak kan perbezaan antara Setiausaha dan Setiausaha Syarikat? Pendek kata Setiausaha atau PA lebih kepada membantu dan mnguruskan individu sementara Setiausaha Syarikat membantu menguruskan sebuah syarikat.